Når borgere, virksomheder og foreningsliv skal afholde vejfester, byfester, kræmmermarkeder og andre arrangementer, kan det være en kompliceret og langvarig proces at få de nødvendige tilladelser. Faktisk kræver det ifølge Brancheforeningen for by- og markedsfester op mod 40 tilladelser hos forskellige myndigheder. Det afføder et stort ressourceforbrug hos ansøgerne og ikke mindst hos kommuner og andre myndigheder, mens det måske ligefrem afholder borgere fra at planlægge lokale arrangementer, da det er alt for omfangsrigt.
Gennem det seneste år har 35 kommuner (bl.a. Haderslev, Sønderborg og København), en række myndigheder og Brancheforeningen for by- og markedsfester været i dialog om at lette ansøgningsprocessen, når man skal søge om tilladelse til at afholde offentlige arrangementer i landets kommuner.
KOMBIT vil på vegne af landets kommuner indkøbe en ny it-løsning med arbejdstitlen ’ARENA’, som skal forenkle ansøgningsprocessen om tilladelse til at afholde arrangementer. Det skal være med til at styrke det lokale kulturliv og gøre kommunerne mere erhvervsvenlige, ligesom borgere, virksomheder og foreningsliv vil opleve et serviceløft i mødet med de danske kommuner.
Formålet med ARENA
Formålet med at indkøbe en løsning som ARENA til landets kommuner er:
At styrke det lokale kulturliv
- Kortere vej fra idé til arrangement – lavere barrierer og dermed øget mængde af initiativer til arrangementer
- Bedre udnyttelse af lokale ”arenaer” og synliggørelse af muligheder
- Signal om aktivt at ville fremme arrangementer, frem for blot at tillade dem
At effektivisere ansøgningsprocessen
- Bedre samarbejde mellem involverede myndigheder – lettere koordinering for kommunen og bedre overblik for arrangører
- En bedre sammenhæng i ansøgningen for det enkelte arrangement kan udmøntes i behandling af flere arrangementer
- Nemmere og mere overskuelig ansøgningsproces kræver færre administrative ressourcer og kompetencer hos arrangører
At øge kvalitet og sikkerhed i arrangementer
- Nemmere at overskue hvad der skal søges tilladelse om
- Nemmere ansøgning reducerer antallet af ikke tilladte arrangementer
- Bedre overblik over proces giver bedre planlægningsmuligheder og kortere forberedelsestid
Kommunal tilslutning er en forudsætning
Forudsætningen for at ARENA bliver en realitet er opbakning og tilslutning fra landets kommuner. Hvis der er den fornødne tilslutning, vil ARENA forventelig være klar i en første version (en såkaldt MVP - Minimum Viable Product) i første kvartal 2021. Denne version vil kunne håndtere et afgrænset antal ansøgningstyper og herefter bliver løsningen løbende videreudviklet.
Tilslutningsaftalen er sendt til landets 98 kommuner den 25. Maj 2020 og deadline for tilslutning er den 30. juni kl. 16.
KOMBIT udbyder i den forbindelse et webinar for KOMBIT programledere med præsentation af ARENA og mulighed for at stille spørgsmål. Invitationen sendes direkte til programlederne.
Om ARENA